Занимается приемом телефонных звонков и посетителей, приемом и отправкой корреспонденции. Секретарь – это лицо компании: как правило, это первый специалист, с которым встречаются посетители и клиенты.



Зарплата:
15 000 - 80 000 руб.

Востребованность


Секретарь – это лицо компании: как правило, это первый сотрудник, с которым встречаются посетители и клиенты. К его внешности и поведению предъявляются особые требования: он должен опрятно одеваться, быть вежливым и отзывчивым, обладать отличными навыками общения с людьми. В зависимости от размера компании, секретарь может иметь более или менее широкий круг обязанностей. Например, он может встречать посетителей, отвечать на звонки, отправлять и получать корреспонденцию, печатать и копировать документы, заказывать необходимые канцелярские товары и расходные материалы для офисной техники. В небольших компаниях секретарь также часто занимается подготовкой праздников для сотрудников и может отчасти выполнять задачи персонального помощника руководителя.



Занимается приемом телефонных звонков и посетителей, приемом и отправкой корреспонденции.

В своей работе секретарь обычно сталкивается со следующими профессиональными задачами:

  1. Ответ на входящие звонки, распределение входящих звонков
  2. Встреча посетителей/клиентов организации, сопровождение посетителей/клиентов в переговорные комнаты
  3. Обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка по назначению.
  4. Организация работы по регистрации, учёту, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства
  5. Обеспечение работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарём, оборудованием, канцелярией.
  6. Печать и копирование служебных документов.
  7. Организация подготовки созываемых руководством совещаний и их техническое обслуживание.
  8. Оформление командировочных документов, регистрация работников, прибывающих в командировку в организацию


  • Знания принципов администрирования бизнес-процессов, организации мероприятий, управления персоналом
  • Знания основ работы с офисными компьютерными программами
  • Знание основ делового общения, правил поведения при общении с посетителями
  • Иностранный язык
  • Грамотная речь
  • Знания принципов административной работы, документооборота, правил оформления документов
  • Знания основных принципов клиентского сервиса, правил общения с клиентом, оценки удовлетворенности сервисом.


  • Желание помогать людям
  • Навыки управления своим временем
  • Навыки регулирования своих действий в соответствии с действиями других людей
  • Умение слышать собеседника, концентрироваться на предмете разговора, вычленять полезную информацию, делать выводы, подводить итоги
  • Навыки публичных выступлений
  • Критическое мышление. Умение использовать логические обоснования при решении проблем
  • Навыки оценивания собственных достижений, коррекции своей деятельности исходя из результатов оценки
  • Навыки написания текстов, статей, заметок и т.д.
  • Социальная восприимчивость. Понимание причин реакций и действий других людей
  • Навыки чтения большого количества текстов, восприятия информации в письменном виде
  • Умение принимать взвешенные решения, анализируя все плюсы и минусы каждого из вариантов решения


  • Умение концентрироваться на деталях
  • Навыки структурирования информации
  • Умение вовремя диагностировать проблему
  • Умение ясно выражать свои мысли как в устном, так и письменном виде
  • Аналитические способности: умение использовать общие правила применительно к частным случаям
  • Гибкость при принятии решений
  • Аналитические способности: умение находить общие закономерности на основании информации об отдельных событиях
  • Способность быстро воспринимать информацию на слух
  • Помимо всего прочего, у секретаря должен быть аккуратный внешний вид
  • Четкая и понятная речь


  • Эрл Стенли Гарднер «Дело о хромой канарейке»
  • Статья «6 мифов о секретарях»
    http://www.osvita.com.ua/articles/208/
  • Энговатова Ольга «500 советов секретарю»
  • Статья «Как выжить в офисе»
    http://rusrep.ru/2008/49/ofis
  • Наталия Малеваная «Секретарь Дьявола»


  • Сериал «Офис»
  • Сериал «Государственный секретарь»
  • Фильм «Служебный роман»
  • Сериал «Безумцы»
  • Фильм «Секретарша»
  • Фильм «Моя дорогая секретарша»

Мне подходит эта профессия?
Пройти тест
Как стать специалистом
Дополнительное образование
Узнайте больше о возможных программах подготовки к профессии еще в школьном возрасте.
Основное профессиональное образование
Проценты отражают распределение специалистов с определенным уровнем образования на рынке труда. Ключевые специализации для освоения професии отмечены заленым цветом.
85
%
Высшее
  • Документоведение и архивоведение
15
%
Среднее профессиональное
  • Документационное обеспечение управления и архивоведение
Дополнительное образование для взрослых
Обязательные этапы дополнительного образования для освоения профессии отмечены зеленым цветом.
  • Курсы для секретарей-референтов
  • Иностранный язык
  • Курсы машинописи и основ делопроизводства

Профессии в лицах

Наталья Сальская
Наталья Сальская
Наталья – секретарь СРО НП «АСО «Межрегиональное качество» (ассоциация строительных организаций). На этой должности уже 2 года. Раньше Наталья работала дизайнером. Несмотря на кажущуюся рутинность работы, Наталья использует исключительно творческий п...
Наталья – секретарь СРО НП «АСО «Межрегиональное качество» (ассоциация строительных организаций). На этой должности уже 2 года. Раньше Наталья работала дизайнером. Несмотря на кажущуюся рутинность работы, Наталья использует исключительно творческий подход к работе. Например, она с коллегами продумывала дизайн настенного календаря в честь дня рождения компании. Также Наталья – одна из участниц конкурса красоты среди секретарей.
Читать дальше
Ной Ривз-Уолтерз
Ной Ривз-Уолтерз
Отель в Великобритании Drayton Manor Hotel нанял Ноя – мальчика «из местных» - когда стало понятно, что никакие усилия персонала не помогают справиться с детьми постояльцев. Руководство отеля решило, что урезонить слишком активных детей может только ...
Отель в Великобритании Drayton Manor Hotel нанял Ноя – мальчика «из местных» - когда стало понятно, что никакие усилия персонала не помогают справиться с детьми постояльцев. Руководство отеля решило, что урезонить слишком активных детей может только такой же ребенок, их ровесник. Ной работает на ресепшене: встречает постояльцев, информирует о правилах отеля. Благодаря его усилиям, управляющий отеля теперь спит спокойно.
Читать дальше
Кристина Голубева
Кристина Голубева
Кристина москвичка, но сейчас живет и работает в США, во Флориде. Кристина вышла замуж за грека с американским гражданством, благодаря ему и эмигрировала. Сейчас Кристина работает секретарем в общеобразовательной школе секретарем и параллельно получа...
Кристина москвичка, но сейчас живет и работает в США, во Флориде. Кристина вышла замуж за грека с американским гражданством, благодаря ему и эмигрировала. Сейчас Кристина работает секретарем в общеобразовательной школе секретарем и параллельно получает образование в институте по специальности Аудитор. В обязанности Кристины входит ответ на звонки, консультирование и информирование сотрудников и родителей о расписании занятий и других организационных вопросах.
Читать дальше
Интересные факты
  • Согласно исследованию крупного кадрового агентства из США, профессия секретарь попала в список самых «счастливых» профессий. Среди секретарей оказалось достаточно много специалистов, которым действительно нравится их работа.
  • Секретари отмечают свой профессиональный праздник 23 апреля.
  • Многие известные личности начинали свою профессиональную карьеру в качестве секретаря. Например, поэтесса Лариса Рубальская.
Видео о профессии

Похожие профессии

Занимается планированием рабочего дня руководителя и решением всех организационных вопросов.
Зарплата:
20 000 - 120 000 руб.
Востребованность
Занимается приемом и оформлением гостей и организацией работы обслуживающего персонала.
Зарплата:
20 000 - 120 000 руб.
Востребованность